Künstliche Intelligenz ist Teil des täglichen Arbeitsablaufs vieler Unternehmen und öffentlicher Einrichtungen. Besonders im Personalwesen, einem Bereich, der traditionell stark von manuellen Prozessen geprägt ist, setzen sich KI-gestützte Funktionen zunehmend durch – sind aber nicht unumstritten. Plattformen wie SAP SuccessFactors, die von zahlreichen großen Organisationen genutzt werden, integrieren KI inzwischen direkt in ihre Standardfunktionen. Gleichzeitig bleibt der Kern aller Personalentscheidungen klar geschützt: Entscheidungen über Menschen werden weiterhin von Menschen getroffen.
Moderne HR-Systeme mit eingebetteter KI
Die Einführung generativer und analytischer KI-Funktionen in großen HR-Systemen ist inzwischen Standard. SAP bündelt seine KI-Funktionen unter dem Label SAP Business AI und stellt sie Organisationen zur Verfügung, die SuccessFactors nutzen. Dazu gehören international tätige Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und bekannte Großorganisationen wie der FC Bayern München, der SuccessFactors für sein Personalmanagement einsetzt.
Aktuelle, belegte Beispiele für KI-Funktionen im HR-Bereich umfassen verschiedene Aufgaben entlang der gesamten Personalprozesse. Dazu zählen:
Automatisierte Erstellung und Optimierung von Stellenanzeigen
Studien zeigen, dass Unternehmen KI vor allem nutzen, um Stellenanzeigen effizienter zu erstellen und an Zielgruppen anzupassen. In SAP SuccessFactors generiert die KI Formulierungen, überprüft Anforderungsprofile und schlägt Optimierungen vor.
Extraktion von Qualifikationen und Kompetenzprofilen
KI-Modelle können Lebensläufe analysieren, Qualifikationen extrahieren und mit Stellenanforderungen vergleichen. Diese Funktion wird ausschließlich zur Unterstützung genutzt, nicht zur automatisierten Ablehnung.
Vorselektion von Bewerbungen durch Matching-Algorithmen
Systeme können Bewerbungen nach zuvor definierten Kriterien vorsortieren – etwa Ausbildung, Berufserfahrung oder Qualifikationen. Die Entscheidungshoheit bleibt aber beim Menschen. Alle HR-Rechtskommentare und der DSGVO-Artikel 22 bestätigen, dass eine endgültige, automatisierte Einstellungs- oder Ablehnungsentscheidung nicht zulässig wäre.
Automatisierte HR-Anfragen und Dokumentenverwaltung
KI-Systeme unterstützen HR-Teams bei der Klassifikation eingehender Anfragen, erstellen Dokumentzusammenfassungen und helfen bei der Organisation wiederkehrender Vorgänge. Auch die öffentliche Verwaltung sieht in diesen Funktionen legitime Einsatzzwecke, wie der bayerische KI-Leitfaden festhält.
Self-Service und Wissensmanagement
Der KI-Assistent Joule ermöglicht es Beschäftigten, HR-Dokumente zu verstehen und mit Spracheingaben Informationen abzurufen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf einfachen, administrativen Tätigkeiten.
Die Rolle der KI liegt im Unterstützen und Strukturieren, nicht im Entscheiden. Die aktuelle Datenlage zeigt: KI wird im Personalwesen zunehmend genutzt, vor allem für administrative Aufgaben, doch trotz wachsender Verbreitung bleiben viele Unternehmen aufgrund rechtlicher Vorgaben und Unsicherheiten sehr zurückhaltend.
Warum der Mensch entscheiden muss
Der rechtliche Rahmen lässt kaum Spielraum für autonome Entscheidungen durch KI, insbesondere im Personalwesen. Nach Artikel 22 der DSGVO sind vollautomatisierte Entscheidungen mit spürbaren Folgen für eine Person verboten. Dazu zählen Bewerbungs- und Ablehnungsentscheidungen ebenso wie Bewertungen im laufenden Arbeitsverhältnis. Der EU AI Act geht noch weiter: Systeme, die Qualifikationen beurteilen, Bewerbungen vorsortieren oder Beschäftigte bewerten, gelten als Hochrisiko-KI und unterliegen strengen Vorgaben zu Transparenz, Fehlerkontrolle und lückenloser menschlicher Aufsicht.
Ergänzend verpflichtet das Betriebsverfassungsgesetz Unternehmen dazu, den Betriebsrat einzubeziehen, sobald technische Systeme potenziell das Verhalten oder die Leistung von Beschäftigten analysieren. Diese Regelwerke stellen sicher, dass KI im HR nur vorbereitende oder unterstützende Aufgaben übernehmen darf, während die maßgeblichen Entscheidungen weiterhin Menschen treffen müssen. Ähnliche Grenzen gelten auch in anderen sensiblen Bereichen, in denen algorithmische Entscheidungen erhebliche Folgen haben könnten.
Bonitätsbewertungen wie die der SCHUFA zum Beispiel dürfen nicht ohne menschliche Prüfung über Kreditwürdigkeit entscheiden, da algorithmisch erzeugte Scores zwar Hinweise auf Risikoprofile liefern, ihre Berechnungslogik jedoch nicht in allen Details offengelegt ist und deshalb nicht die alleinige Grundlage für weitreichende finanzielle Entscheidungen sein kann. Eine verantwortliche Person muss immer prüfen, wie der Score zustande gekommen ist, ob die zugrunde liegenden Daten korrekt sind und ob die Einschätzung im konkreten Fall nachvollziehbar und angemessen erscheint.
Auch im Spielerschutzsystem LUGAS können Sperren oder Freigaben nicht automatisiert erfolgen, da sie unmittelbar über Teilnahme oder Ausschluss im Glücksspiel entscheiden, was eine Besonderheit der bei deutsch lizenzierten Anbieter darstellt, bei international agierenden Plattformbetreibern müssen die besten Internet Spielhallen ohne LUGAS den Spielerschutz durch andere Maßnahmen gewährleisten. Ebenso dürfen automatisierte Systeme im Bereich von Sozial- oder Versicherungsleistungen keine eigenständigen Entscheidungen über Ansprüche treffen.
Diese Beispiele verdeutlichen, dass der Gesetzgeber überall dort menschliche Kontrolle vorschreibt, wo KI-gestützte Entscheidungen persönliche oder wirtschaftliche Konsequenzen haben könnten.
Klare Regeln statt Experimente
Im öffentlichen Dienst ist der Einsatz von KI deutlich klarer geregelt als in vielen Unternehmen. Der Bayerische KI-Leitfaden für Behörden legt detailliert fest, wie KI rechtssicher genutzt werden darf und welche Aufgaben sie übernehmen kann. Der Leitfaden erlaubt den Einsatz unter anderem bei der Dokumenten- und Schriftgutverwaltung, der Sortierung und Priorisierung von Vorgängen sowie bei unterstützenden Schritten in Personalprozessen, etwa beim Verwalten großer Mengen von Unterlagen.
Gleichzeitig definiert er enge Grenzen: KI darf weder über Einstellungen noch über Ablehnungen oder Bewertungen entscheiden, jede automatisierte Voranalyse muss von Menschen geprüft werden und Transparenz, Nachvollziehbarkeit sowie Datenschutz sind verpflichtend. Damit gehört die Verwaltung zu den Bereichen, in denen der strukturierte und regulierte Einsatz von KI im Personalwesen am besten dokumentiert ist.
Unterstützung ja – Ersetzen nein
Der Blick auf die aktuelle Entwicklung zeigt: KI hat das Personalwesen erreicht und verändert zunehmend administrative Abläufe. Systeme wie SAP SuccessFactors mit integrierter Business-AI sorgen dafür, dass große Datenmengen schneller sortiert, Stellenanzeigen automatisch erstellt und HR-Prozesse effizienter gestaltet werden. Der Einsatz von KI im HR ist Realität – aber eine streng regulierte.
Quellen:
- Bayerischer KI-Leitfaden für Behörden (PDF)
- FC Bayern: HR-Strategie mit SAP SuccessFactors
- Zeit Online – KI-Nutzung in Deutschland steigt
- CIO – TU München stellt KI-Strategie vor
- SAP News – SuccessFactors AI-Innovationen
- SAP Business AI Überblick
- FIS – SAP Business AI Wiki
- HR-Com – KI-gestütztes Schreiben in SuccessFactors
- ifo – KI im HR-Bereich: Größter Nutzen bei administrativen Prozessen
- ifo – Einsatz künstlicher Intelligenz im HR-Bereich
- ifo – Unternehmen setzen verstärkt auf KI
- Clifford Chance – EU AI Act für Arbeitgeber (PDF)
